Як полегшити управління проєктами — наш кейс

Для ефективного ведення бізнесу підприємцям часто доводиться делегувати частину процесів на аутсорс. Це економить бюджети й забезпечує вищу якість виконання робіт. 

Однак і породжує дилему: як ефективно обирати підрядників, щоб поставлені завдання було доведено до необхідного результату своєчасно. Порушення дедлайнів, нерівномірне виконання планів і непорозуміння в пріоритетності — це результат неналежного планування з боку виконавців. Особливо це відчутно в роботі з маркетингом, де час — це гроші.

У Solve Marketing організаційна структура робочих процесів пройшла довгий шлях трансформації, щоб стати дійсно ефективною й виправдовувати високі очікування наших клієнтів. Команда агенції наразі працює як єдиний механізм. Тож наші клієнти можуть повністю довіритися віддаленому відділу маркетингу й бути впевненими у виконанні проєктів своєчасно. Як ми дійшли до такого результату? Ділиться Head of PM — Віолетта Демиденко.

У чому була складність?

Раніше компанія Solve Marketing, як і багато інших, використовувала таск-трекер та прописувала лише окремі плани робіт для кожного проєкту. У них можна було переглянути час та завдання кожного спеціаліста для конкретного проєкту. Терміни для виконання робочих завдань обчислювалися керівниками департаментів уручну. Але чи вистачало цього для якісної та швидкої роботи всіх працівників? Розповідаємо далі.

Базовий інструмент дотримання дисципліни спеціалістів у Solve Marketing

Від самого початку команда агенції тримала під контролем процеси в Click Up. Це таск-менеджер, у якому можна робити майже все: від призначення окремих завдань і до завершення робіт. Project-менеджери створювали робочі простори для відділів та проєктів, контролювали рівні доступу й хід виконання робіт, встановлювали пріоритетність завдань і дотримання дедлайнів. Не менш важливо, що це ідеальний простір для послідовної комунікації спеціалістів, які залучені до виконання чи перевірки завдань. Загалом таск-трекер — це сервіс, який дає змогу зібрати всі робочі завдання нашої команди в єдиному просторі. 

Такий вигляд має сьогоднішній план робочих завдань автора кейсу 🙂

Коли спеціалістів було не дуже багато, такого підходу до організації було достатньо. Але з часом команда ставала більшою й одночасно зростала кількість проєктів. Через це стало незручно відстежувати навантаження кожного.

Так не могло тривати постійно. Як каже наш Head of PM: «планування — це стиль життя». Тому треба було змінювати підхід до планування та роботи команди. 

Після всіх обговорень з’явилися спринти та зустрічі для синхронізації робіт.

Як тоді проходили процеси розподілу навантаження?

Один план робіт на місяць розподілявся на 4 спринти — один спринт на кожен тиждень. Серед тижня переглядався рух усіх робочих завдань. Якщо щось ішло не за планом, то дізнавалися, чому так відбулося. Під час роботи зі спринтами було зручно в четвер написати новий спринт на тиждень та в п’ятницю презентувати його команді на міті синхронізації. 

Варто зазначити, що міти синхронізації в роботі команди Solve Marketing — важливий елемент планування роботи команди. Вони потрібні, щоб усі спеціалісти розуміли мету майбутніх завдань та бачили результати, змогли самостійно оцінити шлях до успіху проєкту та ступінь досягнення поставлених цілей. 

У випадку, коли завдання зі спринту не закривалися, їх переносили на наступний спринт. У такий спосіб вони виконувалися в послідовності пріоритетності з іншими завданнями поточного тижня.

Якщо ж завдання було терміновим, то його вирішували в режимі пожежі, що не було відчутним на проєкті, але збільшувало напруженість у команді.

До того ж залишалася проблема великої кількості проєктів. А спринти не розв’язувати проблему нерівномірного навантаження цілком. Один і той же спеціаліст міг працювати над 3-5 проєктами одночасно. Окрім цього, упродовж одного тижня спеціалісту призначали мало завдань, а наступного їх була шалена кількість. Це не могло так тривати далі, потрібно було знайти вихід, поки працівники не дійшли до вигорання.

Як розв’язували проблему?

Проблема загостювалася — кількість проєктів невпинно зростала, у команду додавалося все більше спеціалістів. Працювати тільки зі спринтами й окремим планом робіт на кожен проєкт стало майже неможливо.

Після міркувань, як можна структурувати всі плани в одну систему, було вирішено розробити кастомну систему обліку та контролю навантаження спеціалістів агенції. Для зручності сприйняття цю систему зробили візуально схожою на дашборд. 

Функції, які виконує система:

• автоматично підтягує інформацію з усіх планів робіт за проєктами;
• розподіляє на спринти завдання на місяць із кожного проєкту; 
• рахує навантаження кожного спеціаліста; 
• обчислює співвідношення навантаження кожного учасника команди до його робочих годин. 

І для ефективності цього РМ-ам необхідно лише коректно заповнювати плани робіт. 

Цей дашборд — результат брейншторму РМ-ів та керівників відділів нашої компанії й кропітка робота спеціаліста, який створював цей інструмент індивідуально для Solve Marketing.

Варто зазначити, що така кастомна розробка — це один із важливих кроків перед переходом на ERP-систему. Адже перш ніж обирати для роботи такі застосунки, необхідно зрозуміти потреби та особливості робочих процесів. 

Бонус. Як управляти ризиками планування?

Існує такий термін, як ризики планування. Часто спеціалісти, що планують виконання планів у команді, не враховують цих ризиків. Через таку поведінку можуть не виконуватися завдання з червоним прапорцем (найбільш термінові).

Це відбувається, наприклад, через те, що з боку клієнта є затримка перевірки, лендинги довго затверджуються або ж технічний департамент клієнта не може надати тему для кейсу вчасно.

Цього можна уникнути, якщо під час розробки спринту та плану робіт виділяти додатковий час на непередбачувані ситуації. Так, якщо клієнт захоче щось виправити на лендингу — команда швидко зможе це зробити, поки в клієнта є час на перевірку. Адже РМ-и зарезервували на такі випадки певну кількість часу.

Зважаючи на всі ризики, можна зекономити час на перепланування та додаткову комунікацію, а ще зберегти нерви команді. 

Лайфгак від Віолетти:

Я планую виконання завдань на день на 2 години менше, ніж робочий день. Водночас обов’язково враховую терміновість завдань та планую виконання стратегічних завдань, які не входять у перелік робіт за проєктами.

Якщо все розподілити за пріоритетністю на тиждень, то всі заплановані справи можна завершити раніше. Це особливо приємно, коли отримуєш винагороду за старання та дисципліну у вигляді вільного часу.

Що маємо на зараз

1. Призначаємо й виконуємо всі завдання через таск-трекер ClickUp.
2. Керуємося встановленими стандартами витрат часу на різні типи завдань.
3. Організовуємо щотижневі міти для синхронізації за проєктами.
4. Плануємо спринти для відстеження руху всіх робочих завдань за пріоритетами.
5. Використовуємо кастомний дашборд контролю щотижневого навантаження спеціалістів.

Тобто впроваджена організаційна система автоматизує роботу проєктних менеджерів і допомагає рівномірно розподілити завдання між спеціалістами, ефективно планувати роботи за проєктами та контролювати їх виконання командою. Дедлайни більше не палають, як раніше, команда працює злагоджено й результативно.

Висновок

Співпраця із зовнішніми підрядниками завжди має на меті підвищення ефективності роботи за обраним напрямом. Але реальність такої співпраці не завжди виправдовує очікування.

У Solve Marketing ми приділяємо велику увагу якісному й своєчасному виконанню проєктів наших клієнтів. Наш PM-департамент відіграє важливу роль у налагодженні ефективної взаємодії між клієнтом та командою. А організаційні процеси в компанії завжди сфокусовані на створенні ефективної системи управління завданнями, щоб ми могли повністю відповідати високим очікуванням наших клієнтів.

За кожним проєктом у нас закріплюється персональний РМ. Від планування до звітування — менеджер проєкту веде проєкт, ретельно слідкуючи за розподілом навантаження та дотриманням дедлайнів.

Якщо вам потрібна не лише стратегія, але й гарантія своєчасної реалізації вашого маркетингу, обирайте професіоналів із Solve Marketing.

Словник:

1. Спринти — це короткі етапи, під час яких команді проєкту необхідно виконати певну кількість запланованих завдань.
2. Дашборд — це інформаційна панель; на ній відображаються головні показники, які хоче відстежувати автор інструменту або повинні відстежувати його користувачі.
3. Брейншторм — популярний метод висування творчих ідей у процесі розв’язування наукової чи технічної проблеми, сеанси якого стимулюють творче мислення.
4. ERP-система — це комплекс програм для управління підприємством, які працюють на єдиній технологічній платформі, спираються на єдину базу даних і синхронізуються між собою в реальному часі.
5. Ризики планування — це непередбачувані події, які можуть статися та вплинути на проєкт.
6. Із червоним прапорцем — це найтерміновіші та найпріоритетніші завдання.

217 переглядів